Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane osobowe?

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu databas.pl jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa przedsiębiorcy lub imię i nazwisko, adres prowadzenia działalności, ewentualnie NIP], dalej „Administrator”. Kontakt dotyczący ochrony danych: [DO UZUPEŁNIENIA: adres e-mail].

2. Zakres i źródło danych

W zależności od sposobu korzystania z witryny mogą być przetwarzane: adres e-mail, imię lub nazwa, treść wiadomości i załączników, dane podane przy zapytaniu o ofertę, dane niezbędne do realizacji umowy i wystawienia dokumentów księgowych, a także informacje techniczne (np. adres IP, data i czas połączenia, identyfikatory sesji). Zakres danych należy dostosować do faktycznie aktywnych formularzy i funkcji serwisu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt i odpowiedź na zapytania — prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Realizacja zamówień i świadczenie usług — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia i obowiązki księgowo-podatkowe — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo serwisu i dochodzenie roszczeń — uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Newsletter lub marketing wymagający zgody — odpowiednia zgoda, o ile taka funkcja jest rzeczywiście wykorzystywana; przed uruchomieniem należy wskazać właściwą podstawę i mechanizm zgody.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane upoważnionym dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, usług IT, księgowości, obsługi płatności lub wsparcia technicznego — tylko jeśli podmioty te faktycznie uczestniczą w obsłudze serwisu i na właściwej podstawie prawnej. [DO UZUPEŁNIENIA: rzeczywiści usługodawcy oraz ich role].

5. Przekazywanie danych poza EOG

[DO UZUPEŁNIENIA] Należy wskazać, czy wykorzystywane narzędzia przesyłają dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, a jeśli tak — opisać kraj, podstawę i zabezpieczenia transferu (np. odpowiednie decyzje lub standardowe klauzule umowne).

6. Jak długo przechowujemy dane?

Korespondencja jest przechowywana tak długo, jak to niezbędne do obsługi sprawy i ewentualnych roszczeń. Dane związane z umowami i księgowością są przechowywane przez okresy wynikające z przepisów. Dla poszczególnych formularzy i narzędzi mogą obowiązywać odmienne okresy. [DO UZUPEŁNIENIA: rzeczywiste okresy retencji lub kryteria ich ustalania].

7. Prawa użytkownika

Na zasadach określonych w RODO przysługują prawa: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w przewidzianych przypadkach) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W przypadku przetwarzania na podstawie zgody można ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Skargi można wnosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Pliki cookies i podobne technologie

Witryna może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania, np. utrzymania sesji i zapisania preferencji. Inne cookies (np. statystyczne lub marketingowe) powinny być używane dopiero zgodnie z wymaganymi przepisami i wyborem użytkownika. [DO UZUPEŁNIENIA: lista cookies, dostawcy, cele, czas przechowywania, sposób zarządzania zgodami].

9. Logi serwera i zabezpieczenia

Serwer może rejestrować zdarzenia techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu i aktualizacje oprogramowania. Opis należy dostosować do faktycznego środowiska.

10. Linki i usługi zewnętrzne

Witryna może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron i materiałów. Odwiedzenie zewnętrznego serwisu podlega jego własnym zasadom prywatności. Osadzone usługi (np. filmy, mapy, analityka) należy osobno ujawnić, jeśli są aktywne.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale w określonych sytuacjach może być konieczne do uzyskania odpowiedzi, realizacji zamówienia albo wystawienia faktury. Dane wymagane przepisami mogą stanowić warunek realizacji określonych obowiązków.

12. Profilowanie i decyzje automatyczne

[DO POTWIERDZENIA] W podstawowym modelu obsługi serwisu nie zakłada się podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Jeżeli działają systemy profilowania lub automatycznej kwalifikacji, należy opisać ich logikę i konsekwencje.

13. Aktualizacje dokumentu

Polityka może zostać zmieniona w związku z rozwojem serwisu lub zmianą przepisów. Obowiązująca treść jest publikowana na tej stronie; data ostatniej edycji znajduje się w jej nagłówku.